Tietosuojaseloste: asiakasrekisteri

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
21.11.2019

Rekisterinpitäjä

Nimi: Aurinkobaletin Kannatusyhdistys ry
Y-tunnus: 0581913-8
Osoite: Manilla, Itäinen Rantakatu 64, 20810 Turku
Sähköposti ja puhelin: info@aurinkobaletti.fi puh. (02) 284 01002

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Tuuli Lempa
Osoite: Manilla, Itäinen Rantakatu 64, 20810 Turku
Sähköposti ja puhelin: tuuli.lempa@aurinkobaletti.fi puh. 050 470 16183

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn
tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Aurinkobaletin asiakkaan ja Aurinkobaletin välinen asiakassuhde (asiallinen yhteys). Henkilötietojen käsittely voi
perustua myös asiakkaan suostumukseen tai asiakkaan Aurinkobaletille antamaan toimeksiantoon.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Aurinkobaletin palveluiden tuottaminen, kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen.
•  Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä palveluiden personointi.
• Asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta.
• Asiakaspalautteen käsittely ja siihen vastaaminen
• Hyvityspyyntöjen ja korvausvaatimusten käsittely, vastaaminen ja maksaminen
• Asiakaskannan analysointi ja luokittelu joiden tavoitteena on viestinnän kohdentaminen.

Sähköisten palvelukanavien (kuten verkko- ja mobiilipalvelut) seuranta ja tilastointipalvelujen kehittämiseksi, markkinointitarkoituksiin ja asioinnin helpottamiseksi.
Lipunmyynnin verkkokaupan kautta kerättävien tietojen osalta henkilötietojen käsittely on ulkoistettu Eventio Oy:lle (y-tunnus 1925337-4). Näiden tietojen osalta Aurinkobaletin Kannatusyhdistys ry on rekisterinpitäjä ja Eventio Oy tietojen käsittelijä. Eventio Oy:n tietosuojaseloste on saatavilla sähköisesti osoitteessa
http://liput.aurinkobaletti.fi/fi/privacy

Aurinkobaletin itse suorittaman lipunmyynnin osalta Aurinkobaletin Kannatusyhdistys ry on rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelystä vastaava taho.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan perustiedot:

• nimi
• syntymäaika
• käyttäjätunnukset ja asiakastunnisteet
• sukupuoli
• kieli
• osoite
• puhelinnumero(t)
• sähköpostiosoite
• rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot, kun rekisteröity edustaa yhteisöä
• palvelu-, myynti-, maksu- ja tapahtumatiedot
• palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa, kuten internet- ja mobiilipalveluissa, sisältäen mm. loki- ja palvelutapahtumatiedot sekä sivulatausten yhdistämiseksi
  tarvittavat evästeet.
• asiakkaan antamat palvelua personoivat ja asiointia helpottavat tiedot,
• asiakkuuden analysointi ja ryhmittelytiedot
• suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot (kts. kohta 12)
• suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot
• asiakkaaseen liitettävät ulkoisista tietolähteistä saatavat tiedot, kuten VTJ–osoite
• tiedon käsittelyyn liittyvät tiedot, kuten lokitiedot
• asiakaspalautteeseen ja siihen vastaamiseen liittyvät tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tilauksen ja rekisteröitymisen yhteydessä, palveluiden oston ja käytön yhteydessä, internetpalvelun omat tiedot -osiossa, asiakaspalvelutapahtumien yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta. Asiakkaaseen liittyviä tietoja syntyy teatterin tietojärjestelmiin myös palveluiden käytön yhteydessä. Tietoja päivitetään myös väestötietojärjestelmästä tai muista vastaavista ulkoisista tietolähteistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sallimin ja velvoittamin tavoin. Tavanomaisena osana lipunvälitystoimintaa rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja säännönmukaisesti niille tapahtumanjärjestäjille, joiden tilaisuuksiin tai tapahtumiin
rekisteröity on ostanut lippuja, lahjakortteja tai muita tuotteita, ja joihin rekisteröidyllä on siten myös asiakassuhde. Tapahtumanjärjestäjät voivat käsitellä luovutuksen perusteella henkilötietoja sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole yhteen sopimattomia edellä mainittujen henkilötietojen käyttötarkoitusten kanssa, kuten markkinointiin.
Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja huolellisesti valikoimiemme yhteistyökumppaneiden, kuten artistien tai esiintyjien, sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön niin edellyttäessä myös viranomaisille. Asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt.
Lipunmyynnin verkkokaupan kautta kerättävien tietojen osalta Eventio Oy rekisterin käsittelijä. Aurinkobaletti voi kilpailuttaa lipunmyynnin aika ajoin, jolloin rekisterinkäsittelijä saattaa vaihtua. Rekisteri siirretään silloin uudelle rekisterinkäsittelijälle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkouolelle

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Aurinkobaletti käyttää Mailchimp -sähköpostipalvelua viestinnässään. Mailchimp on Yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla.

Rekisterin suojauksen periaatteet

MANUAALINEN AINEISTO

Aurinkobaletti säilyttää rekisterin lukitussa ympäristössä, johon vain Aurinkobaletin tuotannon, myynnin, markkinoinnin ja hallinnon henkilökunnalla on pääsy.

SÄHKÖINEN AINEISTO

Aurinkobaletti säilyttää rekisterin sähköisesti salasanalla ja käyttäjätunnuksella suojatussa ympäristössä, johon vain Aurinkobaletin tuotannon, myynnin, markkinoinnin
ja hallinnon henkilökunnalla on käyttöoikeudet.

Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tiedot. Vapaamuotoiset tarkistuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse rekisterin ylläpitäjälle: tuuli.lempa@aurinkobaletti.fi, puh. 050 470 1618.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus vaatia hänestä rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Vapaamuotoiset korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostitse rekisterin ylläpitäjälle: tuuli.lempa@aurinkobaletti.fi, puh. 050 470 1618.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.