Tietosuojaseloste: sidoryhmärekisteri
Laadittu: 05.05.2019
1. Rekisterinpitäjä
Yritys: Aurinkobaletin Kannatusyhdistys ry
Y-tunnus: 0581913-8
Osoite: Manilla, Itäinen Rantakatu 64
Postinumero: 20810
Postitoimipaikka: Turku
Sähköpostiosoite: info@aurinkobaletti.fi
Puhelinnumero: (02) 284 0100
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö ja tietosuojavastaava
Nimi: Tuuli Lempa
Osoite: Manilla, Itäinen Rantakatu 64
Postinumero: 20810
Postitoimipaikka: Turku
Sähköpostiosoite: tuuli.lempa@aurinkobaletti.fi
Puhelinnumero: 050 470 1618
3. Rekisterin nimi
Sidosryhmärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Aurinkobaletin asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito, sekä rekisteritietoihin perustuva monikanavakontaktointi, viestintä ja tapahtumahallinta. Rekisteritietoja käytetään myös teatterin palveluiden markkinointiin ja myyntiin. Sidosryhmärekisteriä voidaan myös käyttää potentiaalisten lahjoittajien kartoittamiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Järjestelmään rekisteröidään:
- potentiaaliset henkilö- ja yhteisöasiakkaat
- asiakas- ja sidosryhmäorganisaatiot, sekä yhteyshenkilöt em. yhteisöissä.
- yksityishenkilöistä rekisteriin tallennetaan nimi ja yhteystiedot. Yhteisöistä ja niiden edustajista voidaan tallentaa myös muita tietoja mahdollisuuksista yhteistyöhankkeisiin teatterin kanssa.
- rekisterissä olevaan asiakkaaseen kohdistetut toimenpiteet (kuten markkinointi, viestintä, tapahtumakutsut, neuvottelut yms. yhteydenpito)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja täydennetään ja ylläpidetään asiakaskontaktien perusteella. Tiedot kerätään järjestelmään Aurinkobaletin piirissä tapahtuvan toiminnan kautta, esimerkiksi Aurinkobaletin tapahtumat, yhteistyökumppanit ja viestinnästä kiinnostuneet henkilöt. Yhteisöistä voidaan kerätä tietoa myös julkisesti saatavilla olevista rekistereistä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sallimin ja velvoittamin tavoin. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön niin edellyttäessä myös viranomaisille. Asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Aurinkobaletti käyttää Mailchimp -sähköpostipalvelua viestinnässään. Mailchimp on Yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
MANUAALINEN AINEISTO
Aurinkobaletti säilyttää rekisterin lukitussa ympäristössä, johon vain Aurinkobaletin tuotannon, myynnin, markkinoinnin ja hallinnon henkilökunnalla on pääsy.
SÄHKÖINEN AINEISTO
Aurinkobaletti säilyttää rekisterin sähköisesti salasanalla ja käyttäjätunnuksella suojatussa ympäristössä, johon vain Aurinkobaletin tuotannon, myynnin, markkinoinnin ja hallinnon henkilökunnalla on käyttöoikeudet.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tiedot. Vapaamuotoiset tarkistuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse rekisterin ylläpitäjälle:
tuuli.lempa@aurinkobaletti.fi.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus vaatia hänestä rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Vapaamuotoiset korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostitse rekisterin ylläpitäjälle: tuuli.lempa@aurinkobaletti.fi.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
